Optische Belegarchivierung bei der Gemeindekasse

Aus dem Rathaus

Optische Belegarchivierung bei der Gemeindekasse

Zurück zur Startseite - Zur Kategorie-Übersicht

Die Modernisierung der öffentlichen Verwaltung ist vor dem Hintergrund einer potentiell immer knapper werdenden Ressourcenausstattung eine dringende und dauernde Aufgabe. Damit sind wachsende Anforderungen an Qualität, Flexibilität und Kundenorientierung verbunden. In diesem Kontext ist das Medium Papier in der öffentlichen Verwaltung nach wie vor sehr dominant. Damit sind oft Schwierigkeiten z.B. bei der Ablage von Unterlagen oder bei der Recherche nach aktuellen Informationen verbunden.

Vor diesem Hintergrund führt die Kämmerei zum 01. Oktober 2007 eine optische Belegarchivierung ein. Aus einem SAP R/3 System werden so genannte Druckausgaben (Anordnungen) mit Barcodeaufdruck erzeugt, die anschließend mit den begründenden Belegen (Rechnungen) eingescannt werden. „Diese Belege werden im zentralen Archivsystem der Kommunalen Informationsverarbeitung Baden-Franken unveränderbar und somit rechtssicher abgelegt und mit den SAP-Buchungen automatisch verknüpft“, erläutert Kämmerer Ulrich Landwehr.

Innerhalb des SAP-Systems können über die existierende Verknüpfung zum Archivsystem die abgelegten Rechnungen direkt am Bildschirm von jedem SAP-Arbeitsplatz eingesehen werden.

Wenn sich beispielsweise bei Kassenleiter Volker Müller und seiner Mitarbeiterin Kassenbelege sammeln, dann werden diese künftig nicht mehr gelocht und nach Haushaltsstelle und Buchungsnummer abgelegt. Die Belege werden jetzt in einen leistungsfähigen Scanner eingegeben. Sie werden dabei nicht nur abgelichtet, sondern auch automatisch an der richtigen Stelle im virtuellen Kassenschrank abgelegt.

Mit seinem virtuellen Aktenschrank erreicht Volker Müller aber nicht nur eine schnellere Ablage und ein schnelleres Auffinden von Dokumenten. Er kann zusätzliche Auswertungen vornehmen, die mit dem seitherigen Finanzwesenverfahren so nicht möglich waren. Vor allem kann er den Kollegen, die hierfür berechtigt sind, auch Lesezugriff auf die Kassenbelege geben, was manch eine Anfrage ersparen wird.

Ganz papierfrei wird die Kämmerei und der Kassenbetrieb damit natürlich (noch) nicht. „Die Originalbelege müssen im Grundsatz auch bei digitaler Archivierung bis zum Abschluss der überörtlichen Prüfung durch die Gemeindeprüfungsanstalt und mindestens bis zum Ablauf von drei Jahren seit Beginn der jeweiligen kassenrechtlichen Aufbewahrungsfrist aufbewahrt werden“, schränkt der Leiter des Kommunalen Rechnungsamtes ein. Erleichterungen gibt es aber auf jeden Fall mit einem vereinfachten Ablagesystem.
„Mit der digitalen Archivierung ist ein Anfang hin zur papierlosen Verwaltung gemacht“. Über den richtungsweisenden Lösungsansatz freut sich Bürgermeister Walter Klein.

( 17.09.2007 - 12:17)

Zurück zur Startseite - Zur Kategorie-Übersicht